Fiche infos N°4: Les obligations de l’employeur lors du recrutement et de l’embauche des candidats

Les obligations de l’employeur lors du recrutement des candidats

 

Les articles L1221-6 et suivants  du code du travail encadrent  le recrutement en France afin d’en limiter les excès et d’ouvrir des droits aux candidats s’estimant floués en imposant une certaine forme de transparence. Ces articles imposent des règles à respecter par les employeurs pendant la phase de recrutement. Le testing devient un moyen de preuve.
 

Sur la qualité des informations demandées au candidat

Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles.

Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles.

Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d'informations.

 

Sur l’anonymat des candidatures dans les entreprises d’au moins 50 salariés

Dans les entreprises d'au moins cinquante salariés, les informations mentionnées à l'article L. 1221-6 et communiquées par écrit par le candidat à un emploi ne peuvent être examinées que dans des conditions préservant son anonymat.

Les modalités d'application du présent article sont déterminées par décret en Conseil d'Etat.

 

Sur l’obligation d’informer les candidats sur les méthodes, techniques de recrutement et la confidentialité des informations

Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard.

Les résultats obtenus sont confidentiels.

Les méthodes et techniques d'aide au recrutement ou d'évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance

 

Les obligations de l’employeur lors de l’embauche des candidats

 

Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration, notamment celle relative à la déclaration unique d’embauche.

En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

 

Obligations vis-à-vis de l’administration : la déclaration unique d’embauche

 

1-qu’est-ce que la déclaration unique d’embauche ?

La déclaration unique d’embauche (DUE)  est une formalité qui contribue à la simplification des démarches liées à l’embauche. Cette déclaration obligatoire permet à l’employeur  d’effectuer sept formalités en une seule fois, et auprès d’un seul interlocuteur : l’URSSAF à savoir :

1/ l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, s’il ne l’est pas ;

2/ l’immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale, s’il s’agit d’une première embauche ;

3/ l’affiliation à l’assurance chômage pour un premier salarié ;

4/ la déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE) ;

5/ l’adhésion à un service de santé au travail ;

6/ la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;

7/ la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur support papier.

 

2-qui est concerné ?

Tous les employeurs quel que soit le secteur d’activité.

La DUE est obligatoire pour toute embauche quelle que soit la durée de l’engagement.
NB : Sont en revanche exclus de cette obligation : les particuliers employeurs ainsi que les employeurs qui, en application de dispositions particulières, peuvent recourir à une formule déclarative spécifique (telle que le chèque emploi très petites entreprises).

 

3-pour quelles embauches ?

Pour l’embauche d’un salarié relevant du régime général de la sécurité sociale.

 

4-quand établir une déclaration unique d’embauche ?

La déclaration préalable doit être réalisée avant la mise au travail effective du salarié. Elle s’effectue au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard dans l’instant qui précède cette embauche, selon le moyen utilisé.

 

Si l’employeur opte pour la lettre recommandée, celle-ci devra être postée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi.

 

L’employeur qui embauche un candidat doit donc :

  • prévenir dans les 48 heures pôle emploi, si le salarié y était inscrit
  • envoyer, au plus tard dans les 8 jours précédant  l’embauche et au plus tard la veille, une déclaration préalable à l’embauche à l’URSSAF avec la date de l’embauche et l’identité des parties
  • immatriculer dans les 8 jours le salarié non encore immatriculé au régime général de sécurité sociale, sinon informer la caisse primaire
  • informer l’inspection du travail en cas de première embauche
  • tenir  un registre unique du personnel
  • lui faire passer une visite médicale avant l’expiration de la période d’essai.
  • lui remettre de suite ou au plus tard dans les 2 jours un document écrit (lettre d’embauche ou contrat de travail) au salarié
  • organiser l’information et la formation à la sécurité du nouvel embauché.
  • l’informer sur les affichages obligatoires dans l’établissement. Ils concernent principalement :
  • l’horaire de travail des salariés et la durée des repos
  • l’intitulé et les références de la convention collective applicable, ainsi que le lieu où elle peut être consultée dans l’entreprise 
  • le règlement intérieur
  • les consignes en cas d’incendie
  • les textes de loi relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et à la lutte contre les discriminations) 
  • les coordonnées du service d’accueil téléphonique qui répond aux demandes d’information et de conseil sur les discriminations.

Documents à remettre au salarié lors de l’embauche

  • la copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
  • ou l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf ou caisse de MSA pour les salariés agricoles).

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (selon le cas, Urssaf ou Caisse de MSA).

 

Important : Le fait de contrevenir à cette disposition est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe. Montant de l’amende minorée (90€), forfaitaire (135€), majorée (375€).

 

 

Régine Bébé TCHOS GILLET

 

Législation et textes de lois de références 

Code du travail français Articles L. 1221-10 à L. 1221-12, L. 1221,17, L. 1273-1 à L. 1273-6, R. 1221-1 à R. 1221-13, L. 8223-2, D. 8223-1 et D. 8223-2

Attention :                                                                                                                                       

Fiche synthétisée, veuillez consulter un service juridique pour une information détaillée.